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MailBackup – E-Mail-Backup & Archivierung
MailBackup sichert E-Mails und Kontakte aus Microsoft 365, Gmail und IMAP automatisch, manipulationssicher und vollständig lokal – ohne Cloud-Abhängigkeit und konform mit den Anforderungen der DSGVO.
Ob gesetzliche Aufbewahrungspflichten, interne Compliance-Vorgaben oder der Schutz vor versehentlichem Datenverlust: MailBackup schafft eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, die vollständig unter Ihrer Kontrolle bleibt. Alle Nachrichten werden im offenen EML-Format gespeichert – lesbar ohne proprietäre Software und dauerhaft abrufbar.
Die Lösung wird als einzelner Container betrieben und lässt sich in bestehende Infrastrukturen integrieren. Eine intuitiv bedienbare Web-Oberfläche ermöglicht die tägliche Arbeit ohne technisches Spezialwissen.
Preisanfrage stellenUnterstützte E-Mail-Systeme
- Microsoft 365 / Exchange Online – App-only-Authentifizierung über Zertifikat oder Client-Secret; alle Postfächer einer Organisation zentral erreichbar
- Google Workspace / Gmail – OAuth-basierte Anbindung mit mandantenweitem Zugriff
- IMAP – kompatibel mit beliebigen IMAP-Servern, inkl. TLS-Verschlüsselung und selbst signierten Zertifikaten
- Kontakte-Backup – Adressbücher aus Microsoft 365 und Google Workspace werden zusammen mit den E-Mails gesichert
- Importformate – PST, MBOX und Thunderbird-Archive können per Drag-and-drop im Browser hochgeladen und in bestehende Postfächer importiert werden; auch große Dateien dank fortsetzbarem Upload
Datensicherung & Aufbewahrung
- Nie-Löschen-Prinzip – einmal gesicherte Nachrichten bleiben dauerhaft im Archiv, auch wenn sie im Quellpostfach gelöscht werden
- Delta-Synchronisation – nur neue und geänderte Nachrichten werden übertragen; ressourcenschonend und bandbreiteneffizient
- Offenes Dateiformat – Speicherung als RFC-2822-kompatible EML-Dateien mit zugehöriger JSON-Metadatendatei; keine proprietäre Datenbankbindung
- SHA-256-Integritätsprüfung – automatische Prüfläufe validieren Vollständigkeit und Unversehrtheit jeder gesicherten Datei
- Automatische Zeitpläne – Delta-Syncs im konfigurierbaren Intervall (Standard: alle 10 Minuten), tägliche Ordnerprüfungen und Datenbankbackups laufen vollautomatisch im Hintergrund
Suche, Zugriff & Wiederherstellung
- Volltextsuche – schnelle Suche über Betreff, Absender und Empfänger im gesamten Archiv; ergänzt durch Datumsfilter und Ordnernavigation
- Durchsuchbare Anhänge – der Textinhalt von Office-Dokumenten, PDFs und vielen weiteren Formaten wird lokal ausgelesen und in die Suche einbezogen; für gescannte Dokumente steht optional eine Texterkennung (OCR) zur Verfügung
- Nachrichten-Vorschau – Konversations-Threading, HTML-, Text- und Header-Ansicht, eingebettete Bilder, Anhangsvorschau und Druckfunktion direkt im Browser
- EML-Download – einzelne Nachrichten als EML-Datei exportieren und in beliebigen E-Mail-Clients öffnen
- Massenexport – bis zu 500 Nachrichten als ZIP-Archiv oder bis zu 10.000 Metadatensätze als CSV herunterladen
- Reverse-Sync / Wiederherstellung – archivierte Nachrichten direkt in ein aktives Postfach zurückspielen (Microsoft 365, Gmail, IMAP), dedupliziert und nachvollziehbar
Verwaltung & Betrieb
- Mandantenfähigkeit – mehrere Organisationen und Konten in einer Installation; getrennte Speicherbereiche und Berechtigungen
- Rollenbasiertes Berechtigungsmodell – fünf Rollen (Super-Admin, Administrator, Prüfer, Benutzer, Gast) mit feingranularer Zugriffskontrolle
- Audit-Protokoll – alle administrativen Aktionen werden lückenlos und durchsuchbar protokolliert
- Public API & MCP-Server – versionierte REST-API mit API-Schlüsseln sowie MCP-Schnittstelle zur Anbindung von KI-Assistenten; beides optional und standardmäßig deaktiviert
- Spam-Prüfung (optional) – KI-gestützte Spam-Erkennung mit Prüf-Queue und manueller Nachkontrolle, zuschaltbar beim Betrieb auf Ihrem eigenen Server
- Single-Container-Deployment – einfacher Betrieb mit Podman oder Docker; Web-Oberfläche und Sync-Worker laufen gemeinsam in einem Container
- Monitoring – Prometheus-Metriken, Health- und Readiness-Probes für Container-Orchestrierung
- Mehrsprachigkeit – Benutzeroberfläche auf Deutsch und Englisch; automatische Sprachauswahl nach Browserpräferenz
Preise & Lizenzierung
MailBackup betreiben wir für Sie auf einem eigenen Server – eingerichtet, gewartet und betreut von dedimax solutions. Die Lizenzierung richtet sich nach der Anzahl der zu sichernden Postfächer und dem gewählten Support-Level. Wir erstellen Ihnen gerne ein individuelles Angebot – sprechen Sie uns an.
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